Surgiu um evento importante para você organizar? Talvez seja bom contar com uma empresa de eventos para te ajudar! Independentemente se o evento for pessoal, como uma festa, um batizado ou um casamento ou algo mais profissional, para sua empresa, como um seminário, uma palestra ou um congresso, de uma coisa temos certeza: se você decidir organizar e planejar ele por conta própria, as chances de se sobrecarregar e acabar não conseguindo executar o que queria, são grandes.
É aí que entra a empresa de eventos. Ela irá tomar conta de todos os itens necessários para boa administração e execução do quer que seja que você deseje planejar. E isso tudo ao longo do antes, durante e depois do evento.
E olha que essa nem é a única razão para contratar um serviço de eventos. Por isso, separamos 6 motivos para contratar uma empresa de eventos. Confira agora!
1 – Economia de dinheiro e recursos
Primeiramente, começando por um dos principais motivos para se contratar uma empresa de eventos: você vai economizar (e MUITO!) se optar por escolher alguém para ir atrás das coisas e organizar e resolver elas por você.
Afinal, como os profissionais que você irá contratar possuem muito conhecimento técnico e, geralmente, são especializados em eventos, eles vão saber administrar os recursos da melhor forma e evitarão erros na contratação de fornecedores, equipamentos, locais, etc.
Geralmente, quando não contratada uma empresa de eventos, você acaba tomando decisões que acarretam em gastos desnecessários, produtos e serviços equivocados e também retrabalhos, que acabam custando muito mais do que caso você optasse pela escolha de profissionais que realizassem tais atos por você.
Vale lembrar também que, grande parte das empresas que organizam eventos também contam com parcerias com fornecedores e outros serviços, o que garante um preço menor do que seria de costume, se contratado por fora.
2 – Motivos para contratar uma empresa de eventos: economia de tempo
Além de economizar dinheiro e recursos, escolher uma empresa para realizar a sua cerimônia ou evento corporativo também vai fazer você ganhar tempo.
Afinal, quem se preocupa com todos os detalhes é o serviço de eventos e não você ou, no caso de eventos de corporação, sua equipe.
E como a empresa de eventos possui experiência e conhecimento técnico, ela irá planejar e organizar as coisas muito mais rápido do que faria alguém que nunca realizou um evento.
Alguns fatores que envolvem tempo no preparo e execução de um evento:
- Tempo de planejamento e criação de cronograma;
- Orçamento e contratação de equipes técnicas e auxiliares, como garçons, recepcionistas, seguranças, técnicos de som, etc.
- Orçamento e contratação de serviços de buffet, decoração, iluminação e outros aspectos técnicos;
- Acompanhamento durante o evento, para evitar possíveis problemas e imprevistos e garantir que tudo esteja ocorrendo da melhor forma;
- Limpeza e organização do local após o término do evento;
- Divulgação do evento;
- Outras diversas coisas dependendo do tipo de evento escolhido.
3 – Serviço profissional
Olha, não nos leve a mal. Não estamos dizendo que você não é capaz ou suficiente ou mesmo que não consiga organizar um evento incrível.
Mas, temos que levar em consideração que, caso você tivesse que escolher alguém para organizar o seu casamento, entre uma empresa com profissionais especializados, com know-how e anos de experiência e uma pessoa que está realizando um evento pela primeira vez, provavelmente a sua escolha seria a primeira, né?
Essa escolha vale para qualquer tipo de evento, cerimônia ou celebração.
Sendo assim, empresas de evento fazem isso há anos e estão sempre preparadas e prontas para buscar realizar o melhor evento possível para você ou sua empresa. Elas irão garantir o serviço mais profissional possível, unindo vontades suas e estratégias de planejamento, como, por exemplo, identificar que tipo de evento é mais adequado para atender os objetivos propostos e etc.
As empresas também irão se atentar a detalhes que passariam completamente despercebidos por pessoas mais leigas em eventos.
4 – Motivos para contratar uma empresa de eventos: diminuição de riscos e chances de acidentes/falhas
Que as empresas de eventos possuem experiência e sabem o que fazer, isso você já sabe. Mas você sabia que elas também sabem aquilo que não devem fazer e o que devem evitar?
Contratar uma empresa especializada garante que tudo ocorra da maneira correta e que ações que poderiam não dar certo não sejam executadas. As empresas sabem de cor os erros básicos que devem ser evitados e prezam ao máximo pela boa execução de um evento.
Os principais erros e riscos de um evento são:
- Falhas logísticas, como problemas na locação, datas divergentes, perda de horários, falhas na comunicação e assim por diante;
- Risco de sobra ou falta de alimentos, água, bebidas e materiais, como, por exemplo, copos, pratos e talheres;
- Falhas de segurança, como falta de proteções para estruturas elétricas instaladas para o evento, falta de seguranças ou vigias ou mesmo a ausência de suporte em caso de urgência de saúde de algum participante ou convidado;
- Falhas estruturais, como, por exemplo, equipamentos, atrações ou salas que não funcionam durante o evento, impedindo apresentações e o desenrolar do evento.
Além de evitar os erros e riscos citados acima (fora outros que não foram abordados), as empresas de eventos também são treinadas para lidar com esses problemas e outros, caso eles aconteçam, podendo salvar um evento inteiro do total fracasso.
5 – Dedicação exclusiva para o evento
Temos diversas coisas no nosso dia a dia. Trabalhos, estudos, família, amigos, problemas para lidar e resolver e ainda temos que tirar um tempo para nós mesmos. E isso vale como regra para quase todo mundo e não apenas uma pessoa só.
Por isso, caso você opte por você mesmo realizar, tenha ciência de que irá precisar dividir tempo entre o evento e outros pontos de sua vida, podendo atrasar algumas ações ou mesmo não entregar elas com a qualidade desejada.
E isso vale também para eventos corporativos, caso você coloque um colaborador para organizar e executar o evento.
Por isso, ao contar com uma empresa de eventos, você irá ter uma equipe inteira dedicada apenas a aquilo que você planejou. E no caso de eventos corporativos, você ainda conta com o fato de não ter que tirar seus colaboradores de suas incumbências rotineiras, correndo o risco de prejudicar os resultados internos da empresa.
6 – Atenção às novidades do mercado
Todo mundo gosta de modas e tendências. É quase como que uma regra para o ser humano nos atrairmos por tudo aquilo que é novo, inovador e possui grupos de pessoas seguindo.
Ao contratar uma empresa de eventos, ela irá estar ciente do que está em alta na época em que for realizar o seu evento e alinhar isso com os objetivos da marca ou da cerimônia.
Quais eventos as empresas de eventos realizam?
Existe uma infinidade de eventos, dependendo de qual empresa você escolher, podendo existir divergências e projetos personalizados para cada local/tipo de evento.
Porém, alguns eventos mais comuns constam nos serviços de quase toda empresa de eventos e são eles:
- Eventos corporativos: lançamento de produtos e serviços, inaugurações, conferências, palestras, confraternizações, congressos, feiras, eventos científicos, comemorações, treinamentos, workshops.
- Outros eventos: formaturas, casamentos, batizados, bodas, chás de revelação, noivados, festas.
Detalhes para levar em conta na hora de contratar uma empresa de eventos
Agora que você já sabe motivos para contratar uma empresa de eventos e quais eventos ela pode realizar, confira alguns itens importantes para se avaliar na hora de fechar um negócio.
Detalhes para levar em conta na hora de fechar negócio com empresas:
- Experiência no mercado;
- Avaliações positivas ou negativas de clientes e participantes dos eventos;
- Reputação e fama da empresa no mercado;
- Outros eventos que organizaram;
- Atendimento e modo de ação da empresa;
- Regras de contrato.
Pronto para contratar uma empresa?!
Agora você já sabe os benefícios de contratar uma empresa de eventos! Afinal, o segredo para conseguir fazer isso da melhor forma está em ter bastante cautela e realizar muitas pesquisas para escolher a empresa e os profissionais certos, que vão ajudar você a realizar o evento que precisa e têm planejado.
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